Asignar un cobro a una factura

[Referencia de este texto: IDFC 372]

En una gestión comercial típica emitimos facturas a clientes y realizamos cobros que pueden ser inmediatos o si existe crédito posteriores. Para una correcta gestión de los cobros pendientes necesitamos saber las facturas cobradas y las facturas pendientes. Por ello los cobros deben estar ligados a su correspondiente factura

Realizar un cobro total o parcial de una factura

Desde G4100 hay muchas formas de crear un cobro. Veamos algunas.

• Si la forma de pago así lo dispone, nada más hacer una factura se crea un recibo. En este caso G4100 asocia automáticamente ese recibo (ese cobro) a la factura.
• Otra forma es usar el botón de cobrar desde la misma factura. Por ejemplo, estamos atendiendo al cliente, tenemos la factura visible en pantalla, comentamos algunos temas con él y nos entrega un pagaré. Desde ahí mismo pulsamos el botón de cobro e introducimos los datos del pagaré. También en este caso G4100 asocia automáticamente el pagaré (elcobro) a la factura.
• Otra opción es desde la conciliación bancaria. En este punto vemos el extracto suministrado por el banco. Observamos un ingreso y gracias al botón de crear cobro podemos crear el cobro asociandolo a un cliente. Una vez hecho, aparece una pantalla con la lista de facturas pendientes para que digamos a qué factura pertenece el cobro.
• Otro caso es usar el punto de Cobros y directamente crear uno nuevo. Para ello, como en todos los paneles de fichas usamos el botón 'Nuevo'. Por supuesto una vez creado el cobro este no esteá asociado a ninguna factura. Si queremos hacerlo usamos el botón 'Asignar facturas' que sirve justamente para ello.

En resumen, al crear un cobro según el proceso seguido este se asignará automáticamente a una factura o lo haremos manualmente mediante el panel de asignar facturas a cobros.

Asignar un cobro hecho anteriormente a una factura

Por algún motivo puede ser que tengas hecha una factura y un cobro que se corresponden pero no lo hayas asociado en su momento.

Hay varias formas de hacerlo

• Desde el cobro hay un botón llamado [Asignar facturas]. Presenta las facturas que no aparecen como cobradas y puedes asociarlo
• Desde la misma factura puedes usar el botón [Cobrar] que hemos comentado anteriormente, pero en esta ocasión no crearía un cobro nuevo, sino que usarías la pestaña 'Cobros sin asignar' para seleccionar el que quieras y luego pulsar el botón [Asignar].Tanto esa pestaña como el botón se encuentran en la parte media de la pantalla. La parte inferior se reserva para crear un nuevo cobro.

Cobros parciales y a cuenta

Veamos un problema que ocasionalmente ocurre. Puede ser que no haya una correlación clara entre facturas y cobros. Te lo mostramos con un ejemplo:

• Facturamos al cliente 120 euros
• Cliente nos paga 100 euros
• Nueva factura de 210 euros
• Cliente paga 100 euros
• Cliente hace un nuevo pago de 50 euros
• Otra factura de 150 euros
• Cliente paga 120 euros

Al final el cliente ha pagado 370 euros y le hemos facturado 480 euros. O sea nos debe 110 euros.

Pero ¿a qué factura corresponde cada cobro realizado al cliente? Como puedes comprobar no hay una relación de factura-cobro directa que lo haría todo más sencillo. Este problema se resuelve asignado parcialmente el cobro, tal y como te permite la pantalla que hemos indicado. O esa, el cobro de 100 euros del segundo movimiento lo asignas a la factura de 120, y el siguiente cobro de 100 euros tienes que asignarlo por partes: 20 euros a la primera factura, que ya se queda cobrada y el resto al siguiente.

La mejor manera de llevar el control es que al crear el cobro le asignes las facturas, ya que G4100 te ayuda a hacerlo fácilmente indicando lo que queda de cada una.

Este tipo de operaciones tiene un problema añadido: Las confusiones del cliente. Más de una vez su cálculo no coincidirá con el tuyo y tendrás que demostrarle que llevas razón. Una manera lógica es darle el listado de facturas y de cobros. La experiencia nos dice que suele ser más eficaz que le entregues el extracto contable. Precisamente esa es una de las utilidades de los extractos contables: dejar claro las operaciones con una cuenta. Claro que para ello tienes que llevar la contabilidad con G4100. Nuestro consejo es que lo hagas, porque es fácil y automático. Si no estás convencido lee esto: Razones para usar la contabilidad en G4100

Qué ocurre si cobras un importe superior a la factura

A la hora de asignar cobros a una factura es importante que conozcas la siguiente situación.

Ocurre en algunas ocasiones que queremos asignar a una factura un cobro de un importe superior a la factura. En este caso G4100 te realiza una pregunta: si asigna el importe de la factura o bien el del cobro. Debes entender que G4100 guarda dos valrores referidos al cobro: El importe del cobro en sí y el importe asignado a la factura, que en algunos casos puede diferir. Veamos que significa la pregunta que realiza G4100

Si al hacer un cobro de importe superior a la factura asignas el importe de la factura, al cobro le queda un remanente que lo llamamos 'Importe restante'. Ese remanente lo podrás aplicar a otra factura. En los listados de cobros puedes ver el valor del importe restante de cada uno.

Si al hacer un cobro de importe superior a la factura asignas el importe del cobro la factura queda sobrecobrada. G4100 te permite controlar esas facturas. Puedes seleccionarlas con el campo 'Situación de cobro'