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El ciclo de compras y ventas

G4100 gestiona y relaciona los documentos de compras y ventas. Hay un orden lógico que para las ventas es el siguiente:

  • Presupuesto. Es una propuesta comercial. Se oferta al cliente, pero no es una venta aún
  • Pedido. El cliente acepta la venta y el pedido refleja la situación: Indica el material que debe servirse, así como las condiciones tales como la fecha de entrega y la forma de cobro.
  • Albarán. Es el documento de entrega de mercancía.
  • Factura. Es el documento fiscal.

Cada uno de estos cuatro documentos están establecidos en la práctica mercantil. Así se denominan en la legislación y los libros de gestión comercial. Es importante que conozca el uso real de cada uno.

Esto es lo que denominamos el ciclo de venta. Hay que añadir un paso más, pero que pertecenea ya a la tesorería, nos referimos al Cobro. Puede haber un documento que justifica el cobro, un 'recibí' o sencillamente una operación bancaria que no se refleja en un papel impreso, pero el cobro debe reflejarse en el ordenador, como es obvio.

El ciclo de venta tiene un proceso lógico. Así tras hacer un presupuesto si el cliente lo acepta generaremos el pedido, cuando se entregue su albarán y lo facturaremos. Estos pasos lógicos se hacen con el botón 'Gestionar' que tiene la ficha del documento. Cuando pulsamos el botón gestionar aparecen los pasos siguientes. Por ejemplo, al gestionar un presupuesto pendiente podemos ponerlo como rechazado (o sea, el cliente no lo acepta) o aceptado y se genera solo el correspondiente pedido. Otro ejemplo es que al pulsar el botón desde un albarán aparece la opción de facturarlo si aún no se ha hecho.

Por supuesto G4100 contempla una casuística muy amplia: un albarán se puede facturar solo en parte, o al revés, facturar varios albaranes en una factura, por poner un solo ejemplo. Pero aunque podemos contar muchas exepciones, normalmente la gran mayoría de las ventas siguen una secuencia simple, cada documento pasa al siguiente salvo que la operación se anule.

Hay otro botón que te permite controlar toda la venta. Es el de trazabilidad. Pulsándolo puedes ver todos los documentos involucrados y saltar a ellos.

De forma similar el proceso de compra tiene un ciclo prácticamente idéntico:

  • Presupuesto de compra. Es una propuesta comercial que recibimos.
  • Pedido de compra. Formalizamos una compra y esperamos la mercancía.
  • Entrada. Así denominamos a los documento con los que recibimos mercancía, o sea albaranes de entradas.
  • Factura de compra. Es el documento fiscal que nos emite el proveedor.

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