Guía rápida: Gestión de fichas

Si sabes usar la gestión de fichas de G4100 ya conoces más de la mitad de la aplicación. Hay fichas de todos los objetos que manejamos: De personas, de artículos, de cobros, de albaranes, de proyectos, de cuentas contables, de rutas, etc...

La idea básica es la siguiente:

• Los objetos (todas las cosas) que manejamos en la aplicación se agrupan en ficheros (un conjunto de cosas iguales). Hay fichero de personas, de artículos, de forma de pago, de albaranes, de vehículos, de cobros, etc...
• Cada fichero se maneja con una pantalla de gestión de fichero que es similar. Tiene unos botones genéricos (todos los ficheros los tienen) y a veces algunos botones más específicos.

Prueba a entrar en el apartado de Personas, en el de Artículos y en el de Familias. Verás como las pantallas se parecen mucho.

Los botones de las fichas

Los principales botones que verás son los siguientes:

• Botón Vista. Permite cambiar entre la vista Ficha y la vista Tabla. La vista ficha presenta una única ficha con todos sus datos, por ejemplo, en persona, el nombre, el teléfono, etc... Algunas fichas tienen muchos datos y para que quepan en pantalla lo dividimos en pestañas. La vista tabla presenta un listado con algunos datos de las fichas. Por ejemplo, en personas puedes ver un listado con los nombre, poblaciones y teléfonos de las personas.
• Botón organizador. Permite ver listados de fichas clasificadas por distintos campos. Por ejemplo, los clientes por provincias.
• Botón filtro. Es uno de los botones más potentes
• Botón nuevo. Es el que te permite introducir una nueva ficha.
• Botón primero. Este es muy fácil. Si estás en la vista ficha saca la primera ficha de todas
• Botón anterior. Desde una ficha nos trasladamos a la anterior. Si estamos en la primera no hace nada.
• Botón siguiente. Te lo puedes imaginar, va a la siguiente ficha.
• Botón último. Se sitúa en la última ficha.
• Botón borrar. Borra la ficha. En el modo tabla borra todas las fichas marcadas
• Botón cancelar. Debes usarlo en el caso de que quieras anular los cambios que estás haciendo en una ficha antes de guardarlo.
• Botón buscar. Te ayuda a localizar fichas concretas. Equivale a usar la tecla F2 o F3 desde el campo código
• Botón imprimir. Te imprime bien la ficha, bien la tabla con los datos que estás viendo. Hay una impresión estándar en formato HTML y además puedes crear formatos para impresora o PDF (se estudia más adelante)
• Botón Otros. Este botón da acceso a una lista de botones secundarios. Es como una segunda parte de la botonera, en la que hemos puesto los botones que creemos que usaras menos a menudo.

La vista tabla

Como hemos comentado el primer botón de este tipo de pane te permite alternar entre la vista ficha y la vista tabla. La primera posibilidad es una ficha individual. Pueder ver todos los datos de la ficha (algunos dentro de pestañas). La segunda es parecida a una hoja de cálculo, te presenta un listado de fichas con algunos datos concretos.

En la vista tabla por omisión te saldrán los datos principales de la ficha. Hemos decidido unos datos principales por omisión, pero puedes cambiar los datos del listado a tu gusto. Para ello tienes que pulsar con el ratón derecho sobre la cabecera del listado. Te saldrá una lista de todos los campos disponibles para que añadas o quites. También puedes ordenar las columnas (pinchas en la cabecera y la arrastras). Otra posibilidad es que las filas se presenten ordenadas por una de las columnas, lo puedes hacer con un click sobre la cabecera de la columna por la que vas a ordenar.

Aunque la vista tabla se parece a una hoja de cálculo no dejamos modificar los datos en primera instancia. Esto lo hacemos para evitar confusiones. Cuando entras en modo tabla solo ves. Si quieres modificar tienes que pulsar el botón Modificar que figura en la parte inferior del panel.

La vista ficha

De esta forma se ve solo una ficha en pantalla. La ficha consta de varios datos (los llamamos 'campos') verás su descriptor (como se llama el campo) y su valor. Algunas fichas, por ejemplo la de persona o la de artículo, son muy completas y los campos se distribuyen en pestañas, porque no caben en una sola pantalla.

Puedes elegir las pestañas que quieres ver de una ficha. A lo mejor una no la necesitas y la puedes quitar. Esto se hace pulsando el la pequeña pestaña que tiene un signo '+'. Aparece la lista de pestañas disponibles y puedes elegir la que quiera. La próxima vez que entres en la ficha verás las pestañas que dejaste operativas.

Además de campos una ficha puede tener líneas asociadas. Por ejemplo un cliente tiene asociadas sus facturas, o sus pagos, o sus contactos. Estas líneas se ven como un listado dentro de una pestaña.

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